Gestionar una pequeña empresa o trabajar como profesional autónomo en España no es nada fácil, pues son muchas las obligaciones administrativas que conlleva. Además, habitualmente se suele pensar que todas ellas son como departamentos estancos por lo que, por un lado, se atiende el área de Recursos Humanos para cumplir con el registro de la jornada laboral, por ejemplo; y por otro, se gestionan las facturas del alquiler y las retenciones para rendir cuentas ante la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT).
Pero llevar así un negocio es un grave error. Si lo que se quiere es optimizar costes, blindarse ante posibles inspecciones y simplificar la administración, lo más recomendable es hacer converger los datos administrativos en un solo sistema, ya que así podríamos relacionar asuntos como el control horario de los trabajadores con los tributos informativos como el Modelo 180. Qué no sabes cómo se conectan estas dos exigencias de ley y los beneficios que te podría reportar dicha conexión? No te preocupes. Aquí te contaremos todo lo que necesitas saber al respecto.
Dos obligaciones que comparten un mismo espacio físico
Para comprender la relación entre ambos conceptos, primero conviene situar a cada uno en el marco regulatorio:
- El control horario obligatorio: exige a toda entidad empleadora registrar diariamente el inicio, las pausas y la finalización de la jornada de su plantilla. Estos datos deben resguardarse sin alteración alguna durante cuatro años y estar disponibles ante la Inspección de Trabajo.
- El Modelo 180 de Hacienda: es el resumen anual de las retenciones e ingresos a cuenta del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas (IRPF) o del Impuesto sobre Sociedades practicados por el arrendamiento de inmuebles urbanos. Es decir, la declaración donde informas a Hacienda de lo que has pagado por el alquiler del local, oficina o nave donde se desarrolla la actividad.
Sabiendo esto, la conexión entre ambas obligaciones salta a la vista al hacerse una simple pregunta: ¿dónde se genera la actividad laboral que registra el control horario? En la inmensa mayoría de los casos, precisamente en el espacio físico cuyo alquiler se declara en el Modelo 180.
¿Por qué y cómo relacionar la jornada laboral con el alquiler del negocio?
Lo interesante es que conectar la información del tiempo de trabajo con la fiscalidad de tus instalaciones ofrece grandes ventajas operativas e institucionales, como son:
Coherencia y justificación ante inspecciones combinadas
Tanto la Inspección de Trabajo como la Agencia Tributaria emplean sistemas cruzados de análisis de datos. Si declaras en el Modelo 180 el alquiler de un local comercial de grandes dimensiones pero los registros de jornada indican que el 100% de la plantilla trabaja en remoto, o si por el contrario deduces el alquiler de un inmueble que apenas registra horas de actividad laboral, las alarmas de la Administración pueden activarse.
En cambio, vincular la presencia física de los empleados con el contrato de arrendamiento declarado aporta una coherencia inexpugnable ante cualquier auditoría, demostrando que el inmueble alquilado está afecto de forma real y directa a la actividad económica.
Cálculo del coste real de la hora trabajada por espacio
Desde la perspectiva de la gestión financiera, relacionar el Modelo 180 con el control horario permite medir la eficiencia operativa por metro cuadrado. Puesto que, al cruzar el coste anual del arrendamiento (desglosado en las retenciones del Modelo 180) con el sumatorio total de horas presenciales computadas en ese centro de trabajo, obtienes el coste de infraestructura por hora trabajada. Este indicador es extraordinariamente útil para ajustar los presupuestos, evaluar la rentabilidad de las sedes o decidir si conviene migrar hacia modelos híbridos de trabajo.
Eliminación de silos administrativos
Por otra parte, gestionar el registro de jornada en hojas de papel y guardar las facturas de alquiler en carpetas físicas a la espera del cierre del ejercicio es una fuente constante de errores. Mientras que vincular digitalmente la facturación de los arrendamientos con la gestión de personal permite centralizar el cumplimiento normativo en un único flujo de trabajo, ahorrando tiempo y evitando descuadres a final de año.
Ventajas de cruzar la gestión laboral y la tributaria
Alineando ambos frentes en la estrategia del negocio se consiguen beneficios directos:
- Paz mental garantizada: se reduce a cero el riesgo de incurrir en infracciones graves en materia laboral (multas de hasta 7.500 euros por fallos en el registro de jornada) y en sanciones fiscales por inconsistencias en el Modelo 180.
- Previsión de caja eficiente: tener identificados los costes fijos de la sede junto con las horas operativas permite anticipar las necesidades de liquidez trimestrales.
- Ahorro masivo de horas de oficina: al automatizar la recogida de fichajes y la contabilización de las facturas de alquiler, puedes recuperar jornadas enteras dedicadas anteriormente a las tareas mecánicas.
Contasimple by Cegid: la plataforma que unifica tu gestión laboral y fiscal
Ahora bien, llevar a cabo este cruce de información de forma manual es una labor desalentadora cuanto menos. La forma más sencilla y práctica de conectar estos datos es apoyándose en plataformas en la nube pensadas específicamente para la realidad de las pymes y los profesionales independientes, como es el caso de Contasimple by Cegid.
Software de control horario gratuito, accesible y 100% legal
De hecho, el módulo de software de control horario gratuito de Contasimple resuelve esta exigencia laboral de forma inmediata, ya que permite a los empleados fichar fácilmente desde el ordenador, móvil o tableta, bien sea en la oficina, en remoto o durante desplazamientos comerciales, sin necesidad de instalar caros dispositivos de control de acceso.
Además, todos los datos se guardan en tiempo real en la nube, garantizando su custodia inalterable durante los cuatro años legales obligatorios. Asimismo, con un par de clics se pueden generar e imprimir informes detallados de la jornada de la plantilla en PDF o Excel, listos para ser presentados ante una inspección de trabajo.
El módulo de los modelos tributarios
De forma paralela, el módulo de modelos fiscales de Contasimple se conecta con la facturación del negocio. Y al registrar mes a mes o trimestralmente las facturas del alquiler de tus instalaciones con sus correspondientes retenciones (presentadas previamente en el Modelo 115), la plataforma recopila la información automáticamente.
Llegado el mes de enero, el sistema calcula las sumas de forma exacta y elabora el Modelo 180, listo para ser revisado y enviado telemáticamente a la AEAT. Así te evitas tener que buscar facturas a última hora y los errores en los NIF de los arrendadores.
Como verás, tratar la gestión de las empresas como un todo interconectado es la tendencia hoy en día, debido a que conectar el control horario de los trabajadores con las obligaciones fiscales como el Modelo 180 aporta lógica operativa, mejora el control de los costes y elimina los cabos sueltos que suelen llamar la atención de los inspectores.
Para ello se debe confiar en herramientas integrales que permitan automatizar tanto el registro diario de la jornada como el cumplimiento de tus tributos ante Hacienda. Solo así podrás simplificar la burocracia laboral y fiscal en una sola pantalla, liberas recursos y ganar la tranquilidad necesaria para enfocar todos tus esfuerzos en hacer crecer tu proyecto.
